จัดการประชุมให้เวิร์ก ด้วยกฎพิซซ่า 2 ถาด เทคนิคจาก Jeff Bezos ผู้ก่อตั้ง Amazon
1 – ไม่ว่าจะเป็นพนักงานไปจนถึงระดับผู้บริหารต่างต้องเคยโดนผลาญเวลาจากการประชุมที่อัดแน่นทั้งวัน จนแทบจะไม่มีเวลาไปทำงานส่วนอื่น ซึ่งเรื่องนี้เกิดขึ้นได้ในหลายองค์กรไม่เว้นแม้แต่บริษัทยักษ์ใหญ่อย่าง Amazon แต่ เจฟฟ์ เบโซส (Jeff Bezos) ผู้ให้กำเนิด Amazon ได้แก้ปัญหาการประชุมด้วยพิซซ่า
ซึ่งพิซซ่าที่พูดถึงคือหลักแนวคิดของพิซซ่า 2 ถาดหรือ ‘Two Pizza Rule’ ที่เจฟฟ์เคยอธิบายไว้ว่า ‘ถ้าไม่สามารถเลี้ยงทีมได้ด้วยพิซซ่า 2 ถาด แปลว่าทีมของคุณใหญ่เกินไป’ เพราะในการประชุมที่ดีควรมีแต่ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานชิ้นนั้นๆ ที่ควรเข้าประชุม โดยควรมีจำนวนผู้เข้าประชุมที่พอดีกับการกินพิซซ่า 2 ถาด หรือจะอยู่ที่ประมาณ 8-10 คนเท่านั้น
2 – ซึ่งการจำกัดคนประชุมเฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้องจริงๆ จะทำให้คนที่ไม่เกี่ยวข้องได้มีเวลาไปเคลียร์งาน อีกทั้งยังทำให้การประชุมมีประสิทธิภาพมากขึ้น เพราะเมื่อมีคนน้อยลง ผู้เข้าร่วมประชุมส่วนใหญ่จะกล้าแสดงความคิดเห็นได้อย่างเต็มที่ และเกิดการระดมสมองจนได้ไอเดียที่ดีที่สุด
ในขณะที่หากมีผู้เข้าร่วมประชุมหลายคน บางคนอาจจะไม่กล้าแสดงความคิดเห็น หรือถ้ามีคนเห็นต่างจากคนหมู่มาก ก็เป็นไปได้ที่ไอเดียนั้นจะถูกปัดตกไป หรือบางคนที่ไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องกับงานนั้นจริงๆ อาจจะไม่รู้ว่าจะแสดงความคิดเห็นอย่างไร เพราะไม่รู้รายละเอียดงาน
นอกจากนี้หากมีผู้เข้าประชุมที่เยอะจนเกินไป อาจทำให้การประชุมยืดเยื้อกินเวลาไปหลายชั่วโมง แต่ถ้าจำกัดผู้เข้าประชุม รวมถึงการให้ผู้ที่มีอำนาจตัดสินใจเข้าประชุม ก็จะทำให้การประชุมนั้นคล่องตัวมากขึ้น และเกิดการตัดสินใจได้รวดเร็วและเด็ดขาด แบบไม่ต้องรอถามความเห็นของคนทั้งบริษัทอีกต่อไป
3 – แต่ในกฎพิซซ่า 2 ถาดก็มีข้อควรระวังอยู่เล็กน้อย คือ บางทีถ้าเป็นการประชุมแบบแยกทีมหรือแยกส่วนงานกัน อาจทำให้เกิดการทำงานแบบทำใครทำมันและขาดความเป็นทีมเวิร์กไป ซึ่งทางที่ดีควรเอาตัวแทนจากหลายฝ่ายที่เกี่ยวข้องมาเข้าร่วมประชุม เพื่ออัปเดตงานและทำให้เข้าใจงานตรงกัน ซึ่งจะทำให้ทั้งการประชุมและการทำงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น รวมถึงอาจทำให้การประชุมครั้งนั้นได้ไอเดียที่ดี และนำไปสู่การสร้างผลงานชิ้นโบแดงในอนาคตก็เป็นได้
.
อ้างอิง:
- The two-pizza rule and the secret of Amazon’s succe https://tinyurl.com/3fd47mfv
- 3 reasons why Jeff Bezos’s 2-pizza rule can help a company succeed https://tinyurl.com/mutev8mr
